O las odias o te encantan. Las reuniones, cuando estás en una producción de animación, no siempre levantan pasiones, la mayoría del equipo cree que son una perdida de tiempo y que no sirven para nada, pero eso es porque no han dado con las personas que las saben organizar ;).
El equipo de producción, como buenos gestores, tenemos que ser capaces de preparar reuniones efectivas y hacer que aquellos que las odien las amen. Es por lo que hemos pensado en compartir este post que nos ha preparado un alumno del curso de coordinador de producción que impartidos en Mr. Cohl. Es un resumen sacado del libro "Running meetings" de Harvard Business Review Press
1. Objetivo:
¿Por qué se convoca la reunión? Todas las reuniones tienen que tener un propósito.
Hay que ser lo más específicos posibles. Que todas las personas sepan de antemano lo que se va a tratar para que estén preparados y no se frustren si se hablan de cosas que no esperaban.
2. Agenda:
a. Listar todos los puntos necesarios para lograr el propósito planteado:
Introducción (recapitulación de lo charlado anteriormente), presentaciones, discusiones, dinámicas específicas.
b. Especificar hora de inicio y fin. Las Reuniones deben durar entre treinta minutos y dos horas.
c. Ordenar los ítems de la agenda y pensar un flujo lógico entre ellos y que
los participantes comprendan y puedan aportar. Empezar por los puntos
más sencillos y seguir con los más complejos.
d. Separar los puntos informativos de los que requieren toma de
decisiones.
e. Desglosar los puntos más complejos en partes manejables.
f. Asignar los puntos a personas especificas.
3. Identificar los participantes:
Hay que convocar únicamente a las personas necesarias, ni más ni menos. Si asisten muchas personas, se puede perder el foco, si bien nos tenemos que asegurar de que están las personas adecuadas para poder tomar decisiones.
Quién debe de asistir:
- Las personas que toman las decisiones sobre los temas a tratar
- Las personas que tienen la información y conocen los temas
- Quien esté involucrado en los temas que se van a tratar o se ven afectadas por estos temas
- Quienes necesitan saber sobre lo que se va a tratar
- Quienes tienen conocimientos necesarios para implementar las ideas.
Número máximo de personas a convocar según la reunión:
- 8 si hay que resolver un problema o tomar una decisión
- 18 si hay que hacer brainstorming o proponer ideas.
- Las personas necesarias si hay que informar o hacer un comunicado.
Esperemos que este resumen te sea de utilidad. Damos las gracias a Juan Francisco Páez por este útil resumen. Fran es el creador del podcast y videocast Hitos Animados un espacio donde la animación es el principal protagonista.
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