Quiero compartir con vosotros un error muy común que todavía se da en la mayoría de las productoras de animación y que tiene una muy fácil y asequible solución. En varias consultorías me han pedido ayuda porque no sabían el motivo de por qué las cosas no avanzaban cómo debían de ser, y les daba la sensación de que el equipo no estaba a un rendimiento del 100%. Pues bien, cuando hay esta sensación de desconcierto sobre el equipo, y crees que no está haciendo lo que le corresponde, la mayoría de las veces suele ser un problema de la misma compañía, ya que no se han tomado el tiempo para hacer una descripción de todos los puestos de trabajo y de elaborar un organigrama. Mr. Cohl te reta a que lo pongas en marcha y lo pruebes, mejorarás los resultados de tu equipo.
En Mr. Cohl tenemos el objetivo de compartir, y no de retar, por lo que te vamos a dar una información básica para que la pongas en práctica lo antes posible y nos comentes si te ha sido de utilidad.
Pues vamos a ponernos manos a la obra, que es lo que más nos gusta en Mr. Cohl. Tal y como os indicaba, en una productora o empresa cuando no funciona como un reloj, puede ser por muchos motivos, os voy a enumerar algunos:
- No se han descrito y establecido procesos de trabajo
- No se han definido responsabilidades y tareas de los trabajadores
- No se ha establecido un organigrama claro
- No se han establecido vías de comunicación claras basadas en los puntos anteriores
Para mejorar la productividad y el ambiente laboral, nos vamos a centrar en la descripción de los puestos de trabajo y organigrama, aconsejo encarecidamente dedicar tiempo a la creación de ambos. Para empezar hay que entender qué es una descripción de puesto de trabajo y para qué sirve.
Antes de comenzar la descripción de puestos de trabajo, aconsejo que procedáis a realizar un análisis de los puestos que tengáis que describir pensando en su naturaleza y no en la persona que vaya o esté desempeñando el puesto que vais a describir.
Cada puesto de trabajo tiene sus propias necesidades, no es lo mismo un auxiliar de producción que un coordinador de producción, es imprescindible que las identifiquemos para que se cumplan, es decir, para que la persona realice correctamente su trabajo y de todo lo que se espera de ella. Eso implica un trabajo de análisis, para ello describamos qué necesidades tiene que cubrir ese puesto de trabajo.
Por ejemplo, si hablamos de coordinador de producción, necesitamos que nos haga un seguimiento diario de la producción y nos asista en una serie de tareas. En esa descripción añadiremos en primer lugar su función, conjunto de tareas, si listamos las tareas de la función mucho mejor. También especificaremos las responsabilidades que ha de asumir al realizar las funciones. Tendremos en cuenta las herramientas necesarias para desempeñar el puesto de trabajo, las aptitudes, las actitudes, y las competencias necesarias para realizar un buen desempeño del puesto, formación que deben de tener los trabajadores que vayan a ocupar cada puesto de trabajo específico. Y lo último, y no menos importante, indicaremos quién es su superior inmediato y si tienen personas a su cargo, esto nos ayudará para establecer unas buenas vías de comunicación.
Resumiendo, a la hora de analizar el puesto de trabajo que vamos a describir tenemos que hacerlo de forma muy minuciosa y también objetiva de su contenido, aspecto y condiciones que rodea cada uno de los puestos de trabajo, todo esto se verá reflejado en la descripción. Principalmente y para ir al grano, describiremos teniendo como referencia la siguiente información:
-“Qué hacen" los trabajadores: funciones o actividades que ejecutan en el desempeño del puesto, las funciones agrupan tareas.
-"Cómo lo hacen": Recursos que utilizan, métodos que emplean y manera como ejecutan cada tarea.
-"Para qué lo hacen": Objetivos que pretenden conseguir, propósito de cada función. Tenemos que describir las responsabilidades, si no definimos responsabilidades, no podemos exigirlas.
En muchas ocasiones nos encontramos con descripciones de puestos de trabajo que son genéricas, sin un análisis previo, que incluyen información, por decirlo de alguna forma, que se redacta sobre la marcha, esto se traduce en una descripción sin valor. No es muy útil, ¿verdad?
El trabajo y el esfuerzo, como en todo, es lo que le da valor a esa descripción, de lo contrario para qué perder el tiempo creándola, lo genérico en este caso no ayuda.
Las descripciones de puestos de trabajo, insisto, deben de ser detalladas y se deben revisar de forma continua para que así incluyan en todo momento los cambios que pueda haber en cada puesto, de lo contrario no serviría para mucho.
Imagino que otra de las preguntas que podríais haceros a la hora de la preparación de la descripción de los puestos de trabajo es quién debe de participar y aportar en su descripción. Os lo detallo:
- El departamento de personal
- Los responsables de cada departamento involucrado
- La cúpula directiva
- Cualquier otra personas de la empresa que pueda aportar información sobre el puesto, es un trabajo de equipo
Una vez redactadas las descripciones debéis de ser conscientes que deben de ser conocidas por todos los miembros de la empresa para que así sepan cuáles son sus funciones y cómo se relacionan entre sí.
Cuando hayáis hecho el análisis, tenéis que tener en cuenta que también hay un estructura a la hora de darle forma a la descripción del puesto de trabajo. A continuación hablamos de ello:
- Nombre del puesto, el departamento al que pertenece, puesto o puestos de los que depende y su situación dentro del organigrama.
- Especificar de forma detallada las funciones que van a desempeñar las personas que ocupe el puesto.
- Importante que indiquéis las responsabilidades y los objetivos a los que se quiere llegar, para que así los conceptos queden claros y que no haya malos entendidos.
- Los requisitos que debe de cumplir cada empleado tanto a nivel de estudios, como de competencias, actitudes, aptitudes.
- Para evitar confusiones e interpretaciones tiene que quedar muy claro a quien se tiene que reportar, especificando el puesto de trabajo concreto al que acudir.
- Es imprescindible hacer constar las herramientas necesarias para poder ejecutar las tareas que se describan, contemplando las condiciones del puesto de trabajo, esto incluye los riesgos que puede conllevar cada puesto en caso de haberlos.
Pues bien, una vez redactadas las descripciones de los puestos de trabajo ¿Qué es lo siguiente? Sí, ¡Utilizarlas! Que no se queden guardadas, como se diría antiguamente en un cajón, ahora diríamos en un fichero de ordenador que nadie abre, ¿No? 😉
Eso es, una vez que hemos redactado la descripción de los puestos, cada vez que se incorpore un nuevo trabajador a la compañía o se cambie a alguien de puesto, se le debería de entregar la descripción correspondiente a su nuevo puesto de trabajo que debería de guardar, lógico ¿verdad? Aunque estéis saturados de trabajo, por favor: ¡No olvidéis hacerlo! De esta forma todo estará muuuuy claro y si tiene dudas resolverlas.
El organigrama del que os hablaba al comienzo de este post se realizará basándonos en las descripciones de los puestos de trabajo. Ambos deben de estar relacionados, si bien en algunas compañías no es así, considero que no debería de ser así.
Para concluir, y por si no ha quedado muy claro las descripciones de los puestos de trabajo y el organigrama nos ayudan para que las personas que trabajan en un empresa, o las nuevas incorporaciones, conozcan al detalle el trabajo que debe realizar y cómo se debe hacer. De esta manera la persona tendrá claramente definidas sus funciones, responsabilidades y su forma de trabajar.
Después de todo lo que os he contado y para finalizar, me gustaría pedir que las empresas se conciencien de la importancia que tienen las descripciones de puestos de trabajo y les saquen el verdadero partido que pueden tener a pesar de que su elaboración lleve un gran trabajo detrás, luego ese trabajo os aseguro que se verá recompensado.
¿Y por qué digo esto último? Porque es imprescindible que toda persona que forme parte de la empresa, independientemente del departamento al que pertenezca, sea consciente de cuáles son sus responsabilidades, para así poder tomar decisiones, aportar y sentirse motivado en su trabajo. A más motivación soy de la opinión que más productividad. Y ahora, a otra cosa mariposa. 🙂
