Uno de los mayores retos de un Jefe de Producción en un proyecto de animación, además de que el plan de producción se cumpla, es crear vías de comunicación interdepartamentales y departamentales. Pues bien, las reuniones pueden formar parte de estas vías de comunicación.

Hay diferentes tipos de reuniones:

Reuniones informativas: para informar de nuevas noticias sobre el proyecto.

Reuniones de seguimiento: para conocer en qué estado de la producción estamos.

Reuniones técnicas o creativas: para analizar una secuencia o discutir cómo abordar un reto. También sirven para que el director revise los assets del proyecto. etc….

Uno de los puntos más importantes para que un proyecto de animación se desarrolle con fluidez y no haya imprevistos innecesarios, es que haya una buena comunicación. Comunicación no solo entre los diferentes miembros del equipo que forma el departamento de producción, sino también entre los miembros de cada uno de los departamentos y entre los diferentes departamentos que forman parte del conjunto del proyecto.

Y ahora viene la pregunta que muchos en algún momento nos hemos hecho ¿para qué sirven las reuniones? lo podéis imaginar, sí, por todo lo anteriormente comentado. Debemos de ser conscientes de la importancia de las reuniones, estas son vitales desde el primer momento en el que damos comienzo al proyecto, ante todo tiene que haber una buena comunicación. En muchas ocasiones una reunión implica parar tu trabajo para atender a los compañeros, ¡qué pereza! ¿verdad? Y entonces es cuando intentamos huir de ellas, lo cual se podría traducir en un error fatal, sin comunicación vienen los problemas y los retrasos.

Para que nadie tenga esa sensación de pérdida de tiempo, a la hora de preparar y asistir a una reunión, considero que hay varios puntos importantes que todos deberíamos de cuidar. Una reunión puede llegar a ser muy productiva si sabemos sacar lo mejor del equipo o equipos que asistan a la misma.

Aunque antes de asistir a la reunión tengamos la sensación de que estamos entre colegas, y de antemano sepamos que la reunión puede llegar a ser distendida tenemos que ser en todo momento profesionales, a continuación te damos unas claves.

Comenzamos con ello, sí, hay que ser profesionales desde el comienzo. Siempre es conveniente que la persona que haya convocado la reunión envíe un email o aviso recordatorio a todos los asistentes 24 horas antes de la fecha.

Aconsejamos llegar unos 5 minutos antes del comienzo de la reunión. Todos estamos ocupados en el proyecto, el hecho de que todo un equipo te esté esperando para comenzar la reunión ¿qué significa? eso es, sí, pérdida de tiempo. Por otro lado, si la reunión comienza sin ti, se podría traducir en falta de información, tanto la que puedas aportar, como la que puedas recibir, esto puede hacer tambalear una de las piezas… podría traducirse en un problema.

Algo muy importante, en el día a día de un proyecto, ten la casi total seguridad de que todo el mundo tiene su propia agenda o se ha organizado el día, por lo que la reunión debe de comenzar y terminar a la hora que se haya acordado. Asegúrate de que tienes todos los puntos que quieras tocar preparados, para así aprovechar el tiempo lo máximo posible. Por supuesto, no tengas el teléfono a mano, te podría distraer y como consecuencia perder información o alguno de los comentarios importantes que afecten a tu trabajo y al del equipo. Las distracciones no son buenas.

Recuerda que alargar una reunión no implica que sea más productiva, sino en ocasiones puede resultar todo lo contrario. Tienes que aprender a optimizar el tiempo, nunca mejor dicho, el tiempo es oro. No hagas perder el tiempo a los compañeros, ni a ti mismo, quizás tú tengas un día relajado, pero el compañero que tienes frente a ti, quizás tenga un día complicado.

Aunque te parezca algo obvio, te lo tengo que recordar, lleva papel y bolígrafo. No, no estamos en el colegio, pero es importante que no los olvides, quizás tengas que tomar notas para evitar olvidar ese punto tan importante que luego no recordarás y te puede acarrear problemas.

Hablando de nuevo de la comunicación, una de sus bases es que compartas todos los datos que creas relevantes y sigas con interés y atención los que tus compañeros comparten sin interrumpir a quien habla. No es conveniente que hagas comentarios paralelos, se pueden perder datos y por otro lado, la otra persona podría tener la sensación de que no te interesa de lo que habla. En una reunión todos nos debemos de sentir igual de importantes y valorados.

Muy importante, una vez que la persona ha terminado de hablar, si no estás de acuerdo con lo que expone, nunca olvides que el silencio significa que estás de acuerdo, tu punto de vista puede ser de gran relevancia. Si estás en desacuerdo, dilo, eso sí, sin ser desagradable o mal educado, cuida tus palabras y tono, estás entre compañeros y todos trabajando en el mismo proyecto que queréis que sea el mejor. Focaliza en tu idea, no en la persona con la que estás en desacuerdo.

Cuando expongas tu punto de vista se breve y conciso, lo importante es el contenido, no las palabras, todos lo agradeceremos. Además, de esta forma, todo el mundo tendrá tiempo y la oportunidad de participar.

Y el último punto y no por ello menos importante, no debemos de olvidar hacer un seguimiento de lo tratado en la reunión después de haber transcurrido las 24 horas de la reunión.

Hoy quiero terminar este post de la misma forma que lo empecé, ¿Por qué? Porque simplemente lo considero muy importante: Gestionar bien las reuniones ahorra tiempo y evita posibles problemas