La coordinación de un proyecto de animación y mantenerlo bajo control requiere una combinación de claridad inicial, planificación basada en datos y una gestión rigurosa de las expectativas. Estos son los pilares fundamentales para proteger la calidad y el presupuesto.

I. Fase de Definición: Sentando las Bases

El principal objetivo de esta fase es eliminar toda ambigüedad, ya que la incertidumbre es el mayor motor de sobrecostes.

1. Documentar Exhaustivamente el Alcance (Scope of Work)

Es la Biblia de tu proyecto. El alcance debe ser definido, documentado y acordado sin reservas. Este documento debe especificar:

• Propósito y Metas: El "por qué" del proyecto.
• Entregables: El "qué" se entregará (assets, formatos, duración).
• Limitaciones y Exclusiones: Lo que no se hará. Asegúrate de incluir una cláusula de Gestión de Cambios.

2. Cuantificar la Calidad y Enfocarse en Coste

Para gestionar las expectativas del cliente y proteger el presupuesto, es vital diferenciar:

• Calidad Subjetiva (Estética): Cómo se siente o se ve (Estilo visual, dirección artística).
• Calidad Cuantificable (Características): El principal motor del coste. Esto incluye el Número de Assets, el Porcentaje de VFX, el Tipo de Animación (Mocap vs. Full CG) y las Cuotas de Producción.

Estrategia: El foco de la negociación debe estar siempre en las Características. Si el presupuesto es limitado, negocia el número o la complejidad de las características, no la estética.

3. Realizar el Desglose de Guion (Script Breakdown)

Este paso es fundamental para la precisión presupuestaria. Consiste en identificar y catalogar:

• Todos los Assets requeridos (personajes, props, localizaciones).
• La Complejidad técnica de cada elemento (ej. simulación de pelo/ropa es más compleja que un modelo rígido).
• Este desglose es el punto de partida para la estimación de tiempos.

II. Fase de Planificación: Máxima Precisión

Una vez que el alcance está definido, la planificación debe basarse en la realidad de los datos, no en percepciones.

4. Estimar con Datos Históricos (Bid Times)

Las estimaciones de tiempo y coste deben ser defendibles. Utiliza siempre:

• Bid Times: Tiempos reales de proyectos anteriores.
• Cuotas de Producción: Métricas concretas de capacidad (ej. X fotogramas por animador/día).
• Disponibilidad Real: Considera las vacaciones, reuniones y festivos.

Mensaje Profesional: "Nuestra estimación se basa en la media de nuestros últimos cinco proyectos con similar complejidad, asegurando un margen realista."

5. Establecer el Master Plan y Hitos Bloqueados (Milestones)

Crea un Master Plan que priorice los hitos principales (Milestones).

• Hitos Comprometidos: Los Milestones son la promesa compartida con el cliente y los partners. Deben ser datos concretos, verificables y bloqueados en el tiempo.
• Ruta Crítica: Asegúrate de que el plan identifique la ruta crítica para prevenir retrasos en cascada.

III. Fase de Ejecución y Seguimiento: Mantenimiento de la Calidad

La disciplina en el proceso de aprobación y la gestión de los cambios son esenciales para proteger la línea de tiempo y el presupuesto.

6. Establecer un Flujo de Aprobación (Approval Flow) Riguroso

Un proceso de aprobación poco claro es una fuente enorme de retrasos y retrabajo (lo que mata el presupuesto).

• Definición: Determina quién aprueba, qué aprueba y en qué momento del proceso.
• Plazos: Establece plazos máximos de respuesta para las aprobaciones. El Director/a debe actuar proactivamente para evitar que los elementos se estanquen.

7. Realizar una Reunión de Kick-Off Estratégica

Esta reunión es más que una presentación; es un ejercicio de alineación y eficiencia.

• Alineación Completa: Define los objetivos clave, repasa el Alcance del Trabajo (Scope of Work) y consolida las intenciones artísticas del Director/a.
• Preparación Previa: Exige que todos los supervisores revisen el material base (animatic, guion, arte conceptual) antes de la reunión para garantizar que la sesión se centre en la estrategia y no en la revisión básica.

8. Implementar la Gestión Formal de Cambios (Change Management)

El famoso Scope Creep (expansión del alcance) es el enemigo del presupuesto.

• Regla de Oro: Cualquier solicitud que exceda el Alcance original debe ser evaluada formalmente.
• Evaluación: Antes de aceptar un cambio, debes cuantificar su impacto en coste y tiempo y presentarlo al cliente para una aprobación formal y contractual (Change Order).
• Tu Rol: Como Director/a, tu responsabilidad es proteger el presupuesto comunicando con firmeza el coste real de cada nueva solicitud.

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