PLANTILLA DE NOTAS y/o REUNIONES

Empieza por tomar notas de manera sencilla pero efectiva. Tener una estructura clara te ayudará a seguir el hilo de las reuniones y tareas, sin perderte en los detalles. Con esta plantilla, podrás anotar lo más importante, asignar responsabilidades y definir los próximos pasos sin complicarte la vida. Así, siempre tendrás claro quién hace qué y qué queda pendiente. ¡Asegúrate de que nada se escape y optimiza tu tiempo!

Nombre del archivo:

• Usa una convención de nombres
• Versión del archivo

Título del tema o reunión:

• Sugerente y breve

Contexto de las notas:

• Fecha y hora
• Quién toma notas
• Asistentes

Objetivo:

• Breve descripción del objetivo o propósito de la reunión/tema

Puntos clave:

• Anotar los puntos más importantes que se van a discutir
• Subtemas o detalles relevantes que hayan salido de la reunión

Decisiones tomadas:

• Acuerdos o decisiones finales
• Acciones a realizar

Siguientes pasos:

• Qué debe hacerse a continuación
• Próximas reuniones o revisiones

Responsables:

• Asignar responsables para cada acción o tarea
• Deadline o fecha de entrega para cada responsable

Preguntas o inquietudes:

• Anotar cualquier duda o punto que quedó sin resolver

Notas adicionales:

• Información extra que sea relevante para tener en cuenta

SUGERENCIA PARA TOMAR NOTAS

• Lleva anotados los puntos para tratar en la reunión y escribe debajo de cada uno las conclusiones que se están acordando.
• Divide la nota en bloques con su título correspondiente.
• Anota quién dice qué.
• Si es una revisión de assets o planos especificar el código.
• Haz que tu nota esté centrada en datos objetivos.
• Añade una imagen cuando esté disponible o enlace a la referencia que se hayan tratado.
• Da el contexto narrativo tanto como sea posible, no des nada por supuesto.
• Texto conciso y por puntuación.

GESTIÓN DE NOTAS

• Establece la prioridad de las notas y el flujo de trabajo con tus artistas y supervisores.
• Rastrear notas diariamente.
• Trata las notas como tareas - inclúyelas en el cronograma.
• Usa eficientemente los estados de las notas.
• Ajusta los estados de las tareas, las fechas de finalización y los tiempos de bid si es necesario.

Durante el proceso de notas, o si lo prefieres una vez acabada la reunión con la persona adecuada, haz preguntas aclaratorias, te ayudará a mejorar la comunicación y a entender mejor el mensaje. Otro consejo es que envíes las notas a un compañero o a tu superior inmediato para que le eche un vistazo antes de que las envíes a todos los asistentes o implicados.

No pasa nada por preguntar, recuerda que no tenemos que tener todas las respuestas pero si saber hacer preguntas 😉

Es tan importante tomar unas buenas notas, como preparar la reunión como hacer luego un seguimiento de estas. Todo suma, intenta cada día hacer mejor tu trabajo, gestionar proyectos de animación es motivante y excitante si no caes en la desorganización. Organizar tu día a día te puede ayudar a llevar mejor la vida.

Me alegra mucho haber podido ayudarte con este post, ¡espero que te sirva! La idea es que la info que te doy te haga las cosas más fáciles y claras para lo que estás haciendo. Si en algún momento te surge alguna duda o necesitas algo más, no dudes en decírmelo. ¡Estoy para echarte una mano con lo que necesites! Gracias por tomarte el tiempo de leer, ¡espero que puedas sacarle mucho provecho!

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Te puedo decir que no hay nada más gratificante que ver cómo tu equipo alcanza los objetivos bajo tu supervisión. La satisfacción profesional de contribuir al crecimiento del proyecto y de tus compañeros es uno de los mayores beneficios emocionales que te ofrece esta profesión. Si quieres seguir creciendo en el departamento de producción este curso de coordinador de producción te puede ir genial:

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