Cuando pienso en las consultorías que más me han enseñado, no pienso en el informe final. Pienso en la conversación de antes, esa en la que todavía no sabíamos bien qué estábamos buscando.
He entregado muchos informes: diagnóstico, plan preliminar, mapa de procesos, matriz de aprobaciones. Semanas de trabajo en un documento bien maquetado. Y cada vez me pasa lo mismo: lo que de verdad cambia el proyecto casi nunca está ahí. Está en la conversación de dos horas que hay antes de escribirlo.
La reunión que no estaba según la orden del día
Recuerdo una consultoría con una productora que hace libros y contenidos audiovisuales para colegios. Me llamaron porque las entregas se retrasaban y querían un calendario mejor. Empezamos a hablar del día a día, sin buscar nada en concreto, y poco a poco fue apareciendo lo que de verdad pasaba.
Había demasiadas personas opinando sobre cada material, sin que quedara claro quién tenía la última palabra. Las responsabilidades estaban repartidas de forma difusa: un poco de todos, del todo de nadie. Una revisión que debía durar dos días podía alargarse una semana entera, porque iba pasando de mano en mano sin que nadie supiera bien cuándo le tocaba a él. Se acumulaban materiales pendientes de aprobación mientras el equipo seguía produciendo por delante, como si nada. Y llegaban cambios cuando otras áreas ya habían empezado a trabajar sobre la versión anterior, así que tocaba rehacer.
Nadie me había contado nada de esto al principio. No estaba en el brief ni en la primera llamada. Fue saliendo mientras hablábamos del calendario, casi como una anécdota suelta, hasta que até cabos y entendí que ese era el problema real. El calendario no fallaba por falta de planificación. Fallaba porque el proceso de revisión y aprobación no tenía dueño.
Lo que ocurre en la conversación y no en el papel
Un informe se escribe cuando ya has entendido el problema. Es la foto del final de un proceso. Pero llegar hasta ahí, dejar que alguien te cuente «bueno, esto pasa siempre, ya ni lo mencionamos porque es lo normal», eso pasa antes. Pasa hablando.
Ahí fue donde apareció que nadie tenía claro quién aprobaba qué. Ahí fue donde ese equipo se dio cuenta de que «siempre se ha hecho así» no significaba que funcionara. Ahí empezamos a nombrar en voz alta cosas que llevaban meses sufriendo en silencio, porque ya formaban parte del paisaje y habían dejado de verlas como un problema.
El documento importa. El cambio de perspectiva es lo que transforma
El documento importa, y sirve mucho: pone fecha a las responsabilidades, define quién aprueba qué y en cuánto tiempo, deja constancia para que nada dependa de la memoria de una persona. Sin ese documento, lo que hablamos esa tarde se habría diluido en una semana.
Pero el documento ordena un cambio que ya había empezado. No lo provoca.
Lo que lo provoca es otra cosa: que alguien, delante de mí, deje de decir «esto es lo normal aquí» y empiece a preguntarse por qué lo es. Con esta productora, ese momento llegó cuando alguien del equipo soltó, casi sin darle importancia, «bueno, es que aquí opina todo el mundo». Ahí paramos. Ahí empezó de verdad la consultoría.
Si estás pensando en pedir una consultoría de producción
No la mires solo como «voy a conseguir un documento con recomendaciones». Es también, y sobre todo, un espacio donde vas a contar en voz alta cosas que llevas tiempo dando por normales, aunque no lo sean.
¿Cuándo fue la última vez que una conversación de trabajo te hizo cambiar de opinión sobre algo que dabas por cerrado?
Belli Ramírez, directora de producción y consultora en Mr. Cohl.